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L’art de la négociation

Avez vous lu le livre L’art de la guerre de Sun Zi (孙子) ? Pour ma part il m’aide beaucoup lorsque je dois absolument gagner une bataille alors que je suis le plus faible, seul, et sans moyen. Aujourd’hui j’appellerais ce livre L’art de la négociation.

Attention

Comme en occident, pour louer des bureaux en Chine vous avez deux possibilités : Soit directement auprès d’un propriétaire, soit auprès d’un centre d’affaires. A Shanghai nous louons directement auprès d’un propriétaire. A Canton où nous pratiquons du portage, nous louons dans un centre d’affaires que nous appellerons ATAS. Faites attention, tous les bailleurs sont très malins et savent deux choses :

  • En Chine il n’y a pas de loi qui protège les locataires.
  • Changer l’adresse à laquelle votre société est enregistrée est extrêmement difficile.

En conséquence, c’est la loi du plus fort qui l’emporte. Disons la loi du propriétaire, hélas.
Généralement les ennuis surviennent au renouvellement de votre bail. La nouvelle version comportera des clauses ou des conditions financières inacceptables.

Louer à un propriétaire

Tout est simple lorsque vous louer directement auprès d’un propriétaire. Le seul souci est de ne pas recevoir de « fapiao » pour votre comptabilité. Et oui, tous les propriétaires sans exception ne déclarent jamais les revenus de leurs loyers auprès du Bureau des Taxes.
Et si vous insistez pour avoir une fapiao, votre propriétaire vous la fera payer. Elle vous coûtera 5% du montant à payer. C’est exactement le montant de la taxe qu’il aura à payer lorsqu’il ira au Bureau des taxes faire imprimer votre fapiao.
Et estimez vous heureux car certains propriétaires refusent d’aller au Bureau des Taxes, même si vous payez les 5%. Ils n’ont pas envie d’être connus auprès de cette administration.

Louer à un centre d’affaires

Pour ce qui est des centres d’affaires, ils vous donneront gracieusement une fapio. Ils peuvent, les 5% de taxes sont déjà inclus dans le prix du loyer. Par contre, ils sont très imaginatifs au niveau des clauses du contrat…
Nous avons signé notre premier bail chez ATAS le 11 avril 2017. Il prend effet le 1 mai et se termine un an après.

Nouveau bail obligatoire

Mi-novembre 2017 une secrétaire appelle l’un de nos collaborateurs de Canton pour lui dire d’un ton très ferme : « Venez chercher votre nouveau bail qui remplace l’ancien et dites à votre patron qu’il doit le signer rapidement ». Il y a plusieurs choses que je ne comprends pas et qui m’inquiètent :

  • Pourquoi une simple secrétaire contacte l’un de nos employés locaux pour des questions contractuelles ? ATAS connait très bien notre assistante et moi-même. Généralement c’est la responsable des opérations qui me contacte directement par WeChat, surtout pour des histoires de contrats.
  • Que veut dire cette obligation de signer rapidement ? Nous avons un bail en cours, je n’ai pas l’intention d’en signer un nouveau.
  • Comment se fait-il que le bail soit déjà imprimé en deux exemplaires et prêt à signer ? D’habitude nous prenons le temps de communiquer par email avec fichiers pdf attachés.
  • Pourquoi ce nouveau bail est uniquement en Chinois ? Notre premier contrat était aussi rédigé en Anglais.

Entourloupe en vue

Je demande donc à mon assistante de comparer attentivement ce nouveau bail avec l’ancien et de me lister les éventuelles différences. Je lui demande aussi d’exiger un bail en Anglais très rapidement.

Dans le même temps, je téléphone à ATAS et demande à parler à la responsable des opérations qui s’occupe de nous. J’apprends qu’elle n’est plus là et que la direction n’est plus la même. De plus en plus inquiétant… Notre assistante obtient quelqu’un au téléphone qui dit nous faire parvenir le contrat en Anglais rapidement.

Le 18 décembre 2017 toujours pas de nouveau bail en Anglais. Comme je suis présent deux jours dans nos bureaux de Canton, je vais à la réception et demande à rencontrer la nouvelle responsable des opérations. Je dois me contenter d’une nouvelle assistante qui me promet de m’envoyer rapidement le nouveau contrat en Anglais.

Le 18 janvier 2018 je reçois un appel d’une secrétaire qui me met la pression pour payer le loyer de février. Et nous n’avons toujours pas de bail en Anglais. De plus, tous les mois nous payons le loyer comme une horloge, le 25 du mois. Quant au paiement du loyer c’est notre assistante qu’il faut contacter, pas moi.

L’ancien bail

Tout cela m’inquiète, je décide de relire attentivement le contrat que nous avions signé l’année dernière. Je ne l’avais pas lu en détail. J’ai fait une erreur car voilà ce que je découvre dans l’article 8 :

  • A la date de fin du contrat, ATAS peut choisir :
    • a) de renouveler automatiquement le contrat
    • b) de ne pas renouveler le contrat.
  • En cas de renouvellement, le nouveau prix sera celui défini par ATAS à la date du renouvellement.
  • Si ATAS ne dit rien au client, c’est la solution a) qui prévaut.
  • Au cas où ATAS choisi la solution a), le client a l’obligation de signer le nouveau contrat. De toute manière, le renouvellement du contrat sera exécuté même sans la signature écrite du client.
  • Si le client ne résilie pas dans les temps le contrat, c’est à dire au moins 90 jours avant la date d’échéance, le client devra payer des dédommagements à ATAS. Les dédommagements sont de 20% du montant du contrat (20% des loyers et frais de l’année entière). Et si cette somme ne couvre pas les dommages subis par ATAS, le client devra verser la différence à ATAS.

Vraiment surprenant, pour ne pas dire abusif !

Combine bien construite

Le 22 janvier je m’envole pour Canton. Etant en colère, juste avant le décollage j’envoie un email à l’assistante rencontrée en novembre dernier pour exiger de rencontrer un responsable aujourd’hui ou demain. A 10:45 j’arrive au bureau et je reçois un email de confirmation de rendez-vous avec une responsable pour l’après-midi même.

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Centre d’affaires à Canton

Deux jeunes dames arrivent, l’assistante et la nouvelle responsable des opérations. Elles sont maquillées exagérément, parlent Anglais avec un accent américain pour se donner un genre, et me couvrent de compliments tous plus faux les uns que les autres. Bref, tout ce que je ne supporte pas.

Etant bien remonté, je rentre sans ménagement dans le vif du sujet. Je leur dit que leur combine est bien construite mais qu’il ne faut pas me prendre pour un idiot. J’explique :

  • Pour gagner du temps, ATAS nous ont envoyé un nouveau bail, mais seulement à notre assistante et uniquement en Chinois.
    ATAS espère peut-être que je vais fermer les yeux et signer bêtement puisque ce nouveau bail en Chinois m’est présenté par ma personne de confiance.
  • Mais dans le cas où si je ne signerais pas à cause de la langue, ils feront trainer la version en Anglais pour me la faire parvenir après le 30 janvier ! En effet, passé le 30 janvier il ne me sera plus possible de résilier et j’aurai l’obligation d’accepter toutes les nouvelles conditions d’ATAS sous peine de lourdes pénalités comme indiqué dans l’article 8.

Je conclue ce rendez-vous en leur disant que si je n’ai pas le nouveau bail en Anglais d’ici demain soir, je résilie celui en cours ce vendredi. De toute façon, ce serait une bonne chose de le résilier par précaution, juste pour ne pas rater le préavis de 90 jours. Ensuite nous aurons tout le temps de négocier un nouveau contrat, au même titre qu’un nouveau client.

Mauvaise foi

Elles me soutiennent que le nouveau contrat est le même que l’ancien. Je leur réponds que c’est faux car mon assistante a lu la version Chinoise et m’a fait part de nombreux changements. Mais elles continuent leurs inepties : « C’est le même contenu, seulement quelques petits rajouts ». Très bien, alors pourquoi vous faut-il plus de deux mois pour me donner la version Anglaise ? Elles répondent que l’avocat d’ATAS est très occupé.

Clauses abusives

Le 24 janvier je reçois enfin la version anglaise, une horreur. Mon assistante m’avait prévenu. En fait de petits rajouts il s’agit bien d’une refonte complète du bail avec des termes encore plus abusifs que l’ancien. Reprenons par exemple l’article 8 et savourez ces quelques clauses additives :

  • Communication de nos informations bancaires.
    => Ceci est un risque car je ne sais pas si quelque part dans la version chinoise figure une clause de prélèvement.
  • Augmentation de 4% du loyer, nous passons de 20,019 RMB à 20,820 RMB.
    => C’est abusif car l’inflation en 2017 n’a été que de 1.8%.
  • La fapiao (facture) sera divisée en deux : Une de 7,360 RMB pour la location et une de 13,460 RMB pour des frais.
    => Je suis persuadé que cette manipulation permet à ATAS de payer moins de taxes.
  • Les services décrits en page 1 peuvent être modifiés ou supprimés à tout moment.
    => Il s’agit de tous les avantages tels que accès gratuit au centre de fitness, 4 déjeuners par mois offerts, 20 cafés au coffee shop du RdC, un petit déjeuner complet par semaine, la Happy Hour du vendredi, etc.
  • Dans certaines conditions, ATAS peut décider de changer le bureau loué par le client et faisant l’objet du présent contrat, si la surface est la même.
    => Tant pis pour le bureau que nous avons choisi et que nous occupons !
  • ATAS peut envoyer au client une notification de renouvellement du contrat par email. Le message « envoyé avec succès » du serveur de mail d’ATAS ou pas de retour de mail en erreur prouve la bonne réception du mail par le client.
  • Le client peut résilier le renouvellement du contrat quatre mois à l’avance.
    => Au lieu de trois mois dans le précédent contrat.
  • Ils ont même été jusqu’à supprimer « including tax / VAT » à tous les montants.
    =>
    Trop risqué à mon goût.

J’arrête ici la liste car les clause sont toutes plus inacceptables les unes que les autres. Par ailleurs je me demande si certains termes de ce nouveau bail sont légaux.

Phase I – Réflexion

Quoi qu’il en soit il m’est impossible de signer ce nouveau bail. Il m’est aussi impossible de quitter ce bureau au 30 avril prochain. En effet, nous louons ce bureau pour les besoins d’un client qui nous a confié son portage. Il adore ce bureau, ainsi que son personnel Chinois. En signant ce nouveau bail je prends le risque de voir ATAS supprimer certaines prestations ou nous faire changer d’emplacement. Notre client risquerait de ne pas apprécier.

L’art de la négociation consiste d’abord à réfléchir. Je dois trouver un plan qui me mette en position de force. C’est à ce moment que je me remémore le livre de Sun Zi. Je suis seul, sans avocat, sans moyens financiers, et je dois gagner cette affaire sans me battre puisque je suis le plus faible.

Sun Zi dit qu’il faut commencer par recueillir des informations sur l’ennemi. Ensuite il faut utiliser ces informations pour changer le rapport de force, du moins en apparence. Ceci me permettra de faire abdiquer ATAS sans rentré en conflit. Je pense que j’ai trouvé la solution.

Phase II – Collecter des informations

Je me rappelle avoir eu un bon contact avec l’ancienne Directrice des operations d’ATAS. Je vais l’appeler car ça ne m’étonnerait pas qu’elle soit en bisbille avec la nouvelle direction. Si c’est le cas, j’aurais peut-être des chances de la faire parler. Mais nous n’avons pas de Guanxi, ça ne va pas être facile.

Heureusement, notre entretien téléphonique se passe bien. Sans méchanceté à l’égard de son ancien employeur, elle me dit que la nouvelle direction fait n’importe quoi pour réaliser des économies. En fait la direction est sous pression de nouveaux investisseurs hong-kongais. Le personnel compétent dont elle faisait partie est poussé dehors pour être remplacé par des jeunes débutants bien moins chers.

Concernant le loyer qui est maintenant divisé en deux prestations, il s’agit d’une manipulation qui permet à ATAS de ne payer que 4% sur les trois quart du chiffre d’affaires au lieu des 10% normalement dus. Elle ne sait pas si c’est légal mais la direction fait le pari que personne n’osera aller se plaindre auprès du Bureau des Taxes. Puis elle rajoute que beaucoup de choses vont changer, dont le petit déjeuner du mardi et l’happy-hour du vendredi soir.

Sa démission était prévisible car la pression de sa direction était trop forte. Puis elle déteste toutes ces décisions prises à l’encontre des clients et à l’improviste. Je fais le naïf en lui disant que toutes les décisions d’ATAS sont pourtant validées par leurs avocats, donc rien n’est improvisé. Elle éclate de rire en affirmant que la direction est bien trop radine pour faire appel à des avocats.

Phase III – Montrer sa supériorité

J’en sais suffisamment pour appliquer le dernier point de l’art de la négociation. Je dois leur faire peur !

  • ATAS ne fait pas appel à des avocats. Je pense qu’en cas de conflit il ne doivent pas se sentir très à l’aise.
  • Ils ne savent pas construire. Ils réagissent vite et à l’improviste, sans aucune logique. Je pense simplement préparer un email qui leur fasse peur afin qu’ils me répondent rapidement, sans réfléchir, et bien entendu en ma faveur.
  • Leur petite combine pour payer moins de taxes n’est pas propre. Ils doivent comprendre que je suis capable d’aller demander conseils auprès du Bureaux des Taxes. Ils ne prendront jamais ce risque, les montants en jeu sont trop importants.

Le 5 février j’envoie un email qui liste toutes les clauses que je trouve abusives. Le but étant de leur faire peur, j’ai vraiment argumenté chaque point. La forme de mon email peut laisser penser qu’un avocat a soigneusement étudié le contrat.

Le point le plus important concerne le découpage du loyer en deux prestations distinctes : Le loyer en lui-même et la partie services. Sur ce point je leur écris que la semaine prochaine, notre conseil et notre comptable vont prendre rendez-vous au Bureau des Taxes. En effet, nous ne savons pas comment enregistrer dans notre comptabilité la partie services. Ensuite nous reviendrons vers ATAS pour donner ou non notre accord sur ce point.

Phase IV – Gagné !

Il n’en fallait pas plus, le lendemain je reçois un email de leur Business Development Manager me donnant satisfaction sur tous les points, sans exception. Il n’y a rien à négocier, c’est « OK » pour tout !

Mieux, nous n’aurons aucune augmentation de loyer, regardez ce qu’elle écrit. Désolé si l’Anglais n’est pas correct mais c’est une copie exact de l’email reçu. « How about we just keep 20,019 RMB unchanged when I would need to ask your favor to accepting our changes on price mix and fapiao change. Please do me a favor and make it a win-win situation, I will be really appreciated it.
In this case, 7,360 RMB as rental will be indicated as “租金” on one fapiao. 12,659 RMB as office expenses will be indicated as “服务费” on another fapiao.« 

Grâce à Sun Zi, aujourd’hui l’art de la guerre est devenu l’art de la négociation. Les Chinois aiment les rapports de force mais n’aiment pas les conflits.

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