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Réussir un séminaire en Chine

Réussir un séminaire en Chine n’est pas compliqué. Comme en occident, le plus difficile est de s’assurer qu’il y aura un nombre suffisant de participants. Nous distribuons les produits de trois éditeurs européens : Un Roumain pour des produits de sécurité, un Anglais pour des solutions d’archivage, et un Français pour des systèmes de métrologie multi-plateformes. La prospection ne pas aussi vite que je le souhaite d’où cette décision d’organiser dans trois mois un séminaire. L’objectif est de réunir minimum 100 participants.

Iréaliste

Tous mes collaborateurs me disent que cette idée était irréaliste. Ils affirment qu’il est impossible de réunir 100 personnes pour plusieurs raisons :

  • Les entreprises chinoises ne laissent pas leurs Managers se rendre à des séminaires. Cette activité est réservée aux Directeurs.
  • Comme nous ne sommes pas connus, donc impossible d’attirer les Directeurs.
  • En Chine on ne trouve pas de fichiers prospects.
  • Il faut voir les choses en grand, mais cela peut nous coûter cher.
  • La présence d’un intervenant d’une grande entreprise mondialement connue est nécessaire. Aucun ne va se déplacer pour notre séminaire.

De mon côté, j’ai besoin de résultats très rapidement et je ne vois pas d’autres solutions que ce séminaire pour développer notre chiffre d’affaires. D’autre part j’ai un peu d’expérience dans l’organisation de séminaires aux quatre coins du monde. Qui n’essaie rien n’a rien !

Fichier prospects

Avant de faire un mailing, emailing, ou encore une campagne téléphonique il faut bien trouver un fichier de personnes à contacter. Malheureusement il n’en existe pas car en Chine les fichiers contenant des informations personnelles sont strictement interdits à la vente. Néanmoins, je me rappelle avoir rencontré en octobre 1990 à Pékin une entreprise qui proposait des fichiers. Il faut absolument que je la retrouve.

Pékin, octobre 1990

Lors de ce voyage, un jour où je prenais mon petit déjeuner à l’hôtel, je vis dans un journal un encart publicitaire qui disait : « pour vendre en Chine il vous faut un fichier de prospects ». Je n’avais pas besoin de fichier puisqu’à l’époque je n’avais pas l’intention de vendre quoi que ce soit en Chine. Mais ne sachant pas de quoi sera fait le futur, je décide tout de même d’aller visiter cette entreprise.

Tenue Mao Zedong de rigueur

Ce fut avec beaucoup de difficultés qu’avec mon épouse nous nous rendîmes à l’adresse indiquée. Aucun taxi ne comprenait l’adresse indiquée dans le journal et à l’époque je ne parlais pas un mot de Chinois. En 1990 il n’y avait pas autant d’étrangers qu’aujourd’hui, même à Pékin. Les réformes économiques libérales de Deng Xiaoping commençaient à peine à se voir.
La moitié des Chinois que nous croisions dans la rue portaient encore la tenue Mao Zedong : Pantalon, veste, et casquette vert kaki.
Enfin, le premier MacDonald de Chine venait d’ouvrir il y a seulement deux jours à Shenzhen.
Dans ces circonstances, il nous était impossible de trouver quelqu’un dans la rue qui parle Anglais.

Après beaucoup de marche à pieds, nous arrivons finalement à destination. Nous sommes devant une toute petite ruelle, sans aucune indication en Anglais. Au fond se trouvait un local poussiéreux. J’ai bien dit local, et pas bureaux…

Un accueil chaleureux

Deux messieurs nous accueillent dans un Anglais très approximatif. Nous leur montrons l’encart publicitaire pour qu’ils comprennent l’objet de notre visite. Apparemment ravis du succès de leur publicité ils nous sourient et nous font immédiatement une démonstration. Oh mon Dieu, je n’avais jamais vu un tel ordinateur de ma vie. Il est de la taille d’une grosse machine à laver sur lequel figure un petit écran de seulement 20 centimètres de large. L’interface utilisateur ne ressemble à aucun système que je connais. Peu importe, il fonctionne très bien, même dans cet environnement si poussiéreux.

Toujours souriants, nos deux interlocuteurs répondent à toutes nos questions du mieux qu’ils peuvent à cause de la barrière de la langue. Il en est de même pour nous. Mais c’est un réel plaisir de rencontrer des gens si souriants et chaleureux.  De plus, leur démonstration est parfaitement claire. Nous comprenons qu’ils vendent des listes de sociétés. Et pour chaque société ils ont une foule de détails : Coordonnées des dirigeants, activité de l’entreprise, chiffre d’affaires, adresse, nombre d’employés, etc., impressionnant !

26 ans après

Peut-être que cette entreprise existe toujours, elle nous serait bien utile aujourd’hui. Je retrouve leur documentation et la donne à notre assistante pour qu’elle les contacte. Le numéro de téléphone n’a pas changé, notre assistante a pu les joindre et nous prévoyons un rendez-vous dans leurs bureaux de Shanghai. Ils sont très bien installés, au 20ème étage d’un bel immeuble moderne, tout proche de la Place du Peuple. La réception est luxueuse, je me demande s’il s’agit bien de la même société poussiéreuse rencontrée à Pékin.

Le monde est petit

Un Monsieur nous accueille et je lui tends la documentation et les deux cartes de visite que nous avions récupérées à Pékin il y a maintenant 26 ans. Il est surpris, choqué, reste un moment sans voix 🙂 Mais rapidement le sourire lui monte juste qu’aux oreilles car une des deux cartes de visite est la sienne !

Il a reconnu sa documentation et compris que nous nous sommes rencontrés il y a bien longtemps. Interminables poignées de mains, il ne se rappelle plus de moi et moi de lui. Mais nous avons beaucoup de plaisir à essayer de nous remémorer des souvenirs. Comme par exemple leurs bureaux poussiéreux au fond de cette ruelle à Pékin, de ce vieil ordinateur inconnu, de mon épouse et moi-même qui ne parlions pas un mot de Chinois, et de bien d’autres détails.

Fichier obtenu

Evidemment le rendez-vous se déroule très bien. Néanmoins il me confirme que la vente de fichiers est maintenant interdite. Surtout dans leur cas où leurs informations proviennent directement du Bureau des Enregistrements des Sociétés. Du fait de ces lois, leur activité principale se résume maintenant à des services de centre d’appels. Au lieu de nous vendre un fichier il nous propose de lui sous-traiter notre campagne d’appels pour inviter des participants à notre séminaire. Sous-traiter cette phase critique ne me plait pas.

Finalement nous trouvons un arrangement, nous lui achetons une campagne téléphonique et il nous donne « sous le manteau » un fichier. Echange de procédés normal, nous avons un bon Guanxi 🙂
Nous nous quittons avec encore de chaudes poignées de main. Il aura attendu 26 ans avant de nous vendre quelque chose, quelle patience ! 🙂

Nous sommes très satisfaits, leur fichier est à jour. Si nous trouvons une fiche erronée ils nous en renvoient deux nouvelles. Leur campagne téléphonique aussi donne de bons résultats, environ 50 inscrits en un mois.

Choix du lieu

Rien de différent par rapport à l’occident, le plus luxueux possible, avec un accès facile aux transports en commun et un parking. Notre choix s’oriente sur un bel hôtel du côté de Xu Jia Hui, quartier central à Shanghai.

Pause déjeuner

Manger est très important pour les Chinois, beaucoup plus important que dans n’importe quel pays d’occident. Inviter les gens à déjeuner est aussi un acte social significatif. Alors en plus du repas de midi nous organisons deux pauses, une le matin et l’autre l’après-midi. En effet, que ce soit le matin ou l’après-midi, les Chinois ne se contentent pas d’un thé ou d’un café accompagné d’un petit gâteau. Non, il s’agit bien d’un repas avec viandes et légumes. Mon budget explose ! 🙁

Cadeaux

En Chine on se fait toujours des cadeaux. Il en est de même pour les séminaires. Cela vous parait bizarre mais les cadeaux font venir les gens. Je me demande si les cadeaux ne sont pas plus importants que l’agenda du séminaire.

Exemple : Lors d’expositions j’ai vu des queues à n’en plus finir sur des stands qui donnaient gratuitement de simples gadgets à moins d’un Euro. Et je vous parle d’adultes !

Nous prévoyons donc non seulement des cadeaux de bienvenue avec stylos, peluches en porte-clés, très beaux bloc-notes, mais aussi un tirage au sort avec trois beaux prix : Le premier est un voyage à Paris pour deux personnes, avion et hôtel compris. Les deuxième et troisième prix sont des bons d’achat Carrefour d’une valeur de 5000 et 2000 Yuan.
Le tirage au sort se fera à la fin du séminaire, vous comprenez pourquoi…

Invitations

Je décide d’inviter les gens par une campagne emailing, un site internet, et un envoi d’invitations par la Poste. Mes collaborateurs insistent pour que les supports de ces invitations soient le plus beau possible. C’est dingue, tout le monde se fout complètement de l’agenda, seul compte la forme.

J’ai compris que je dois « taper fort », je fais donc appel à un super graphiste de la société MentalWorks à Compiègne, des anciens de l’UTC. Son travail est remarquable, mes collègues Chinois sont très enchantés. Nous avons une belle homogénéité entre les trois supports : Site Web, invitations emailing, et invitations mailing papier. C’est vrai que moi aussi je ne regarde plus l’agenda mais la qualité visuelle de l’invitation.

Traduction simultanée

Ne faisons pas les choses à moitié car nous sommes en Chine, tout doit être toujours plus beau, plus grand, et plus impressionnant. La face, toujours la face ! Nous avons un auditoire qui comprend mal l’Anglais et deux orateurs étrangers. Je ne veux pas prendre de risque d’avoir un auditoire qui ne comprend rien. Je fais donc appel à une entreprise de traduction simultanée.

Une anecdote

Le jour du séminaire les participants arrivent et la plupart d’entre eux refusent de prendre le casque audio pour écouter la traduction. Ils disent tous que leur niveau d’Anglais est suffisamment bon pour comprendre. Bizarre, quand je parle avec eux ils ne comprennent rien. Mais au fur et à mesure que la salle se rempli, je vois les participants se lever discrètement les uns après les autres pour aller chercher un casque audio. En fait, prendre un casque tout de suite à l’accueil alors qu’il y a encore peu de monde revient à perdre la face. En effet, une collègue m’explique que cela montre que leur niveau d’Anglais n’est pas au Top. Ainsi, ils reviennent tous quand il y a beaucoup de monde, c’est plus discret. La prochaine fois il faudra absolument poser les casques audio sur les sièges avant que les participants arrivent.

Objectif atteint

Nous avons eu finalement 107 participants dont 4 journalistes. Comme quoi, vendre en Chine n’est pas si compliqué, à condition de faire les choses correctement. Pour réussir un séminaire en Chine il suffit de voir grand, comme pour un stand sur une expo. Il faut apparaitre comme le plus riche dans son domaine.

Le coût de ce séminaire a été amorti dans les six mois grâce a quatre ventes. Nous avons aussi gagné un pipeline d’une vingtaine de prospects dont je pense un tiers signera dans les douze prochains mois.

Points d’améliorations

Faute de moyens financiers suffisants, j’ai failli sur deux points :

  • Concernant le lieu, j’aurais du choisir un bel endroit sur Nanjing Xi Road, rue la plus riche de Shanghai.
  • Je n’ai pas réussi à inviter une personnalité connue, ou venant d’une entreprise mondialement connue.

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