Le Bureau des Finances

Sincèrement, faites vous porter et ainsi vous n’aurez pas à rencontrer le Bureau des Finances.
Le 12 octobre 2011 quelqu’un frappe à la porte du bureau. Un collègue va ouvrir, un monsieur rentre sans dire bonjour, et va directement auprès de notre Assistante, comme s’il connaissait les lieux. C’est un petit bonhomme qui ne paie pas de mine, je n’y prête pas attention me disant que c’est encore un vendeur de n’importe quoi. Et bien non, ce monsieur à l’allure très ordinaire était envoyé par le Bureau des Finances. Il allait nous faire subir les pires ennuis de la vie de notre WOFE.

Quelle introduction !

Immédiatement il tend une carte professionnelle à notre assistante. Après une minute de monologue il lui demande une copie de notre comptabilité sur une clé USB, rien que ça ! Je n’avais pas encore ouvert la bouche que ma collègue avait déjà lu dans mes yeux ce que je pensais. En d’autres termes, que j’allais demander quelques explications à ce monsieur. Elle ne me laisse pas le temps de parler et me dit qu’il s’agit d’un employé du Bureau des Finances. Il vient contrôler notre comptabilité.

Je connais le Bureau des Finances, nous avons déjà eu affaire à ses agents. D’habitude cette administration nous demande ce que nous faisons de notre argent, ce qui vous fait certainement sourire. 🙂
Une fois ils ont convoqué notre assistante pour lui demander la raison pour laquelle un collègue et moi nous sommes déplacés à Pékin pour seulement trois heures. Ils lui ont demandé qu’est ce que nous faisons, ou plutôt trafiquons, qui sommes nous allés voir, etc. Pour eux ce n’est pas normal de dépenser deux billets d’avions pour passer seulement trois heures à Pékin.
Mais de là à venir au bureau pour contrôler notre comptabilité, c’est du jamais vu. Cette tâche incombe au Bureau des Taxes. Vu l’attitude respectueuse de l’assistante et de mes collègues envers ce monsieur, je ferme ma bouche et retourne à ma place travailler.

Ca commence

Le lendemain, l’assistante s’exécute et part au Bureau des Finances avec dans son sac à main une clé USB qui contient toute notre comptabilité. Deux heures après elle revient un peu déçue. Le Bureau des Finances refuse notre comptabilité car nous n’utilisons pas le logiciel comptable développé par une société chinoise du nom de Kingdee.
Bon, nous sommes en Chine, il faut accepter d’acheter le logiciel des copains. Durant quelques jours, notre comptable migre gentiment notre comptabilité vers ce logiciel.

Encore

La semaine suivante, fière du travail réalisé avec la comptable, notre assistante retourne au Bureau des Finances. Sur sa clé USB est enregistrée notre comptabilité au format Kingdee. Mais deux heures après elle revient au bureau, encore une fois déçue. Elle tient à la main un document imprimé sur lequel est indiqué quelques problèmes. Nous appelons sur le champ la comptable qui procède aux modifications demandées.

Deux jours se passent, l’assistante retourne au Bureau des Finances. Et encore une fois elle revient deux heures après au bureau, toujours aussi déçue. Elle a en main un nouveau document sur lequel figure encore des problèmes. Parmi les problèmes il y en a un qui est récurrent : Nous n’avons pas déclaré de compte bancaire en devises étrangères dans notre comptabilité. Le Bureau des Finances s’est mis dans la tête qu’il nous en fallait un, même si nous n’en n’avons pas besoin. Les autres problèmes sont très variés et toujours différents.

Et encore…

Finalement, la comptable s’exécute et déclare dans notre comptabilité un compte en Euros. Et notre assistante continue tous les deux à trois jours à faire des allers-retours au Bureau des Finances avec sa clé USB. Au bout de quelques mois et après des dizaines d’aller retours, notre assistante devient de plus en plus agacée. D’ailleurs la comptable et moi aussi commençons à perdre patience.

Nous avons eu tous les problèmes possibles. Par exemple, mettre six chiffres après le point décimal. Ce changement nous a coûté deux soirées de travail entre 17 heures et minuit, à trois personnes. Une autre fois il nous a été demandé de changer tous nos libellés (nom des clients, fournisseurs, services, etc.) afin de ne pas mettre d’espace entre les mots. La comptable s’exécute et supprime tous les espaces dans les libellés. Quant au problème du compte en devises, il reste entier. La façon dont il est ouvert dans notre comptabilité ne plait pas au Bureau des Finances. A la question : « Comment faut il le déclarer » ? La réponse du Bureau des Finances est : « Je ne sais pas, c’est votre problème ».

Visite sur place

Sauf que cette fois je suis fatigué et je décide d’accompagner notre assistante lors de sa prochaine visite. Quelques jours plus tard nous arrivons en taxi devant un immeuble ancien, dans le vieux Puxi. Nous montons au troisième étage et frappons à la porte du bureau de la personne qui nous créer tant de soucis.

Le préposé n’est pas jeune et un peu triste, comme la décoration de son bureau :-). Son travail est simple et consiste seulement à mettre notre clé USB dans un PC et faire « entrée ». Puis il attend trente secondes que sa machine imprime une page. Il ne la lit même pas et la tend à notre assistante. Il ne dit rien et ne regarde pas les gens, il est odieux ! Sur ce document figure toujours le problème du compte en devises ainsi que de nouveaux problèmes.

Ici c’est le Bureau des finances

Je ne peux m’empêcher de lui demander pourquoi depuis neuf mois il nous crée tant de soucis. Pour qu’il comprenne mieux je lui demande pourquoi nous imposer six chiffres après le point décimal. Je lui dit que notre comptabilité, qui contient 4 chiffres après le point décimal, est vérifiée et approuvée mensuellement par le Bureau des Taxes. Puis qu’elle est auditée annuellement par un cabinet comptable indépendant. Et puis encore approuvée annuellement par le Bureau des Taxes ! Sa réponse est simple : « Ici ce n’est pas le Bureau des Taxes, c’est le Bureau des Finances ». Notre assistante, s’apercevant que j’étais en colère et que je risquais de dire une bêtise, me pousse dehors afin d’écourter la visite.

Ca sent l’enveloppe rouge

J’avais compris que nous étions dans un problème sans issue, ou plutôt avec une issue sous la forme d’une enveloppe rouge

Nous sommes déjà au printemps 2012, les allers-retours de notre assistante se font plus rares, environ tous les 10 jours. Je me dis que le Bureau des Finances allait bien finir par se fatiguer et arrêter de nous embêter. Mais non, un jour d’été 2012, le préposé qui était venu au bureau la première fois revint nous voir.

Cette fois il nous remet formellement un document disant que notre comptabilité n’est toujours pas correcte. Puis il exige que nous nous mettions en conformité le plus rapidement possible. Il rajoute le commentaire suivant : « Je dois très bientôt vous attribuer une note qui ira de A à D. Si votre note est A ou B vous serez tranquille, mais si votre note est C ou D, nos collègues du Bureau des Taxes, du Bureau du travail, etc. vont vous tomber dessus et vous aurez de gros ennuis».

A ce moment là je me sens bien seul…

J’ai demandé à d’autres comptables, à un avocat, à deux autres chef d’entreprises s’ils avaient vécu la même histoire. Et surtout comment ont ils fait pour s’en sortir. Ils m’ont répondu que le Bureau des Finances choisi chaque année au hasard une douzaine d’entreprises pour leur faire subir des horreurs. Ils me disent que nous n’avons pas de chance car cette année notre société fait partie de la douzaine d’élues.

Et toujours le Guanxi

Ne voulant pas rentrer dans le jeu des « enveloppes rouges« , je dois trouver une solution. Simple, nous sommes en Chine, donc nous devons trouver un bon Guanxi. Grâce à notre comptable, nous avons rendez-vous auprès d’une de ses amies qui est Directrice Financière dans une grande entreprise d’Etat. Plutôt qu’un simple rendez-vous, j’organise un dîner avec notre comptable, son amie, et notre assistante.

Le dîner se déroule bien entendu de façon chinoise. En clair, je dois plaisanter avec la Directrice Financière pour qu’elle passe un bon moment. Bien entendu, je n’oublie pas de lui donner la face en la flattant de temps en temps. Oh elle n’est pas dupe, elle a une cinquantaine d’années, elle en a vu ! C’est une femme très intelligente, elle comprend mon jeu. En réalité elle s’amuse de voir ce pauvre Français en face d’elle qui s’applique du mieux qu’il peut à respecter les règles chinoises. Elle sait très bien que nous avons besoin d’elle.

Elle est surtout très gentille et elle a déjà en tête la solution à notre problème. Elle va organiser un dîner avec une de ses bonnes relations, un des Directeurs du Bureau des Taxes. Je ne comprend pas très bien puisque nos ennuis viennent du Bureau des Finances, pas des taxes. Encore une fois on me demande de ne pas chercher à comprendre et de suivre sans rien dire.

Merci au Bureau des taxes !

Docile, je m’exécute et invite à dîner cette Directrice Financière et son ami Directeur au Bureau des Taxes. Bien entendu je choisi un très bon restaurant shanghaïen (ils sont tous deux shanghaïens). Arrivé vers la fin du repas nous expliquons nos ennuis au Directeur du Bureau des taxes. Lui aussi est très sympathique et notre histoire le fait même beaucoup rire. Il nous rassure en nous disant que ceci est un tout petit problème qu’il va résoudre dès demain matin. Et ce fut vrai ! Il est intervenu rapidement car depuis ce dîner d’un jour de septembre 2012 nous n’avons plus jamais entendu parler du Bureau des Finances. Encore une fois, rien ne se fait sans un bon Guanxi !

Des histoires comme celle-ci j’en ai beaucoup. Maintenant vous comprenez pourquoi je vous recommande de commencer vos affaires en Chine au travers d’une « Filiale Virtuelle« . Vous éviterez ainsi de perdre votre temps et d’abîmer votre estomac avec les multiples administrations chinoises.

Une réflexion sur “Le Bureau des Finances

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