Le Bureau des Finances

Le 12 octobre 2011 quelqu’un frappe à la porte du bureau. Un collègue va ouvrir, un monsieur rentre sans dire bonjour, et va directement auprès de notre Assistante, comme s’il connaissait les lieux. C’est un petit bonhomme qui ne paie pas de mine, je n’y prête pas attention me disant que c’est encore un vendeur de n’importe quoi. Et bien non, ce monsieur à l’allure très ordinaire était envoyé par le Bureau des Finances. Il allait nous faire subir les pire ennuis de la vie de notre WOFE.

Quelle introduction !

Immédiatement il tend une carte à notre assistante et après une minute de monologue il lui demande une copie de notre comptabilité sur une clé USB. Je n’avais pas encore ouvert la bouche que ma collègue avait déjà lu dans mes yeux que j’allais demander quelques explications à ce monsieur. Elle ne me laisse pas le temps de parler et me dit qu’il s’agit d’un employé du Bureau des Finances. Il vient contrôler notre comptabilité.

Je connais le Bureau des Finances, nous avons déjà eu affaire à ses agents mais ils ne viennent jamais au bureau contrôler notre comptabilité. Jusqu’à maintenant ce Bureau a pour unique fonction de contrôler ce que nous faisons de notre argent.

Oui, il existe en Chine une administration qui contrôle l’usage que vous faites de votre argent ! Une fois ils ont convoqué notre assistante pour lui demander la raison pour laquelle avec un collègue je me suis déplacé à Pékin pour seulement trois heures. Ils lui ont demandé qu’est ce que nous faisons, ou plutôt trafiquons, qui sommes nous allés voir, etc. Pour eux ce n’est pas normal de dépenser deux billets d’avions pour passer seulement trois heures à Pékin.

Vu l’attitude respectueuse de l’assistante et de mes collègues envers ce monsieur, je ne dis rien et retourne à ma place travailler.

Ca commence

Le lendemain, l’assistante s’exécute et part au Bureau des Finances avec dans son sac à main une clé USB qui contient toute notre comptabilité. Deux heures après elle revient un peu déçue. Le Bureau des Finances refuse notre comptabilité car nous n’utilisons pas le logiciel comptable développé par une société chinoise du nom de Kingdee.
Bon, nous sommes en Chine, il faut accepter d’acheter le logiciel des copains, puis durant quelques jours, notre comptable migre la comptabilité vers ce logiciel.

Encore

La semaine suivante, fière du travail réalisé avec notre comptable, notre assistante retourne au Bureau des Finances. Sur sa clé USB est enregistrée notre comptabilité au format Kingdee. Mais deux heures après elle revient au bureau, encore une fois déçue. Elle tient à la main un document imprimé sur lequel est encore indiqué quelques problèmes découverts dans notre comptabilité. Nous appelons sur le champ la comptable qui procède aux modifications demandées.

Deux jours se passent, l’assistante retourne au Bureau des Finances. Comme d’habitude elle revient deux heures après toujours aussi déçue. elle a en main un nouveau document sur lequel figure encore des problèmes. Parmi les problèmes il y en a un qui est récurrent : Nous n’avons pas déclaré de compte bancaire en devises étrangères dans notre comptabilité, et le Bureau des Finances s’est mis dans la tête qu’il nous en fallait un, même si nous n’en n’avons pas besoin. Les autres problèmes sont très variés et toujours différents.

Et toujours

Finalement, après beaucoup de manipulations, la comptable arrive à déclarer dans notre comptabilité un compte en Euros. Mais notre assistante continue tous les deux à trois jours à faire des allers-retours au Bureau des Finances avec sa clé USB. Au bout de quelques mois et après des dizaines d’aller retours au Bureau des Finances, notre assistante devient de plus en plus agacée. D’ailleurs la comptable et moi aussi commençons à perdre patience.

Nous avons tous les problèmes possibles. Par exemple, mettre six chiffres après le point décimal. Ce changement nous a coûté deux soirées de travail entre 17 heures et minuit, à trois personnes. Une autre fois il nous a été demandé de changer tous nos libellés (nom des clients, fournisseurs, services, etc.) afin de ne pas mettre d’espace entre les mots. La comptable s’exécute et supprime tous les espaces dans les libellés. Quant au problème du compte en devises, il reste entier. La façon dont il est ouvert dans notre comptabilité ne plait pas au Bureau des Finances. A la question : « Comment faut il le déclarer », la réponse du Bureau des Finances est: « Je ne sais pas, c’est votre problème ».

Visite sur place

Sauf que cette fois je suis fatigué et je décide d’accompagner notre assistante lors de sa prochaine visite. Quelques jours plus tard nous arrivons en taxi devant un immeuble ancien. Nous montons au troisième étage et frappons à la porte du bureau de la personne qui nous créer tant de soucis.

Le préposé n’est pas jeune et un peu triste, comme la décoration de son bureau :-). Son travail est simple et consiste seulement à mettre notre clé USB dans ordinateur et faire « entrée ». Ensuite il attend une minute que la machine imprime une page. Il ne la lit même pas et la tend à notre assistante sans la regarder non plus. Il est odieux ce type ! Sur ce document figure toujours le problème du compte en devises ainsi que de nouveaux problèmes.

Je ne peux m’empêcher de lui demander pourquoi depuis neuf mois il nous crée tant de soucis. Pour qu’il comprenne mieux je lui demande pourquoi nous imposer six chiffres après le point décimal. Je lui dit que notre comptabilité qui contient 4 chiffres après le point décimal est vérifiée et approuvée mensuellement par le Bureau des Taxes. Puis auditée annuellement par un cabinet comptable indépendant. Et encore approuvée annuellement par le Bureau des Taxes. Sa réponse est simple : « Ici ce n’est pas le Bureau des Taxes, c’est le Bureau des Finances ». Notre assistante, s’apercevant que j’étais en colère et que je risquais de dire une bêtise, écourta rapidement la visite.

Ca sent l’enveloppe rouge

J’avais compris que nous étions dans un problème sans issue, ou plutôt avec une issue sous la forme d’une enveloppe rouge…

Nous sommes déjà au printemps 2012, les allers-retours de notre assistante se font plus rares, tous les 10 jours environ. De mon coté je me dit que le Bureau des Finances allait bien finir par se fatiguer et arrêter de nous embêter. Mais non, un jour d’été 2012, le préposé qui était venu au bureau la première fois revint nous voir.

Cette fois il nous remet formellement un document disant que notre comptabilité n’est toujours pas correcte. Puis il exige que nous nous mettions en conformité le plus rapidement possible. Il rajoute le commentaire suivant : « Je dois très bientôt vous attribuer une note qui ira de A à D. Si votre note est A ou B vous serez tranquille, mais si votre note est C ou D, nos collègues d’autres Bureaux tels que le Bureau des Taxes, le Bureau du travail, etc. vont vous tomber dessus et vous aurez de gros ennuis ».

A ce moment là je me sens bien seul…

J’ai demandé à d’autres comptables, un avocat, deux autres chef d’entreprises s’ils avaient vécu la même histoire et comment ont ils fait pour s’en sortir. Ils m’ont répondu que je n’avais pas de chance car le Bureau des Finances choisi chaque année au hasard une douzaine d’entreprises pour leur faire subir ce genre de contrôle. Nous n’avons pas de chance car cette année notre société fait partie des douze élues.

Et toujours le Guanxi

Ne voulant pas rentrer dans le jeu des « enveloppes rouges », je dois trouver une solution. Simple, nous sommes en Chine, donc nous devons trouver un bon Guanxi. Grâce à notre comptable, nous avons rendez-vous auprès d’une de ses amies qui est Directrice Financière dans une grande entreprise d’Etat. Plutôt qu’un simple rendez-vous, j’organise un dîner avec notre comptable, son amie, et notre assistante.

Le dîner se déroule bien entendu de façon chinoise, c’est à dire que je plaisante avec la Directrice Financière. Je n’oublie pas de lui donner la face en la flattant de temps en temps. Elle n’est pas dupe, elle a une cinquantaine d’années, elle en a vu ! C’est une femme très intelligente, elle comprend mon jeu. En réalité elle s’amuse de voir ce pauvre étranger que je suis s’appliquer du mieux que possible à respecter les règles chinoises, en particulier celle de lui donner la Face. Elle sait très bien que nous avons besoin d’elle.

Elle est aussi très gentille et à son tour trouve une solution qui n’est autre que d’organiser un dîner avec une de ses bonnes relations, un des Directeurs du Bureau des Taxes. Je ne comprend pas très bien puisque nos ennuis viennent du Bureau des Finances, pas des taxes. Mais on me demande de ne pas chercher à comprendre et de suivre.

Merci au Bureau des taxes !

N’ayant aucune autre solution, je m’exécute et invite à dîner ce Directeur du Bureau des Taxes. Bien entendu je choisi un très bon restaurant Shanghaïen. Je suis accompagné de notre comptable, de son amie Directrice Financière, et de notre assistante. Au cours du repas nous lui expliquons nous ennuis. Il sourit, lui aussi est très sympathique et notre histoire le fait même beaucoup rire. Il nous rassure en nous disant que ceci est un tout petit problème qu’il va résoudre dès demain matin. Et ce fut vrai ! Il est intervenu car depuis ce dîner d’un jour de septembre 2012 nous n’avons plus jamais entendu parler du Bureau des Finances. Encore une fois, l’efficacité d’un bon Guanxi est prouvée !

Des histoires comme celle-ci j’en ai beaucoup. Maintenant vous comprenez pourquoi je vous recommande de commencer vos affaires en Chine au travers d’une « Filiale Virtuelle » plutôt que de créer votre propre filiale et perdre votre temps avec les multiples administrations.

 

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